🛡️ Datenschutzerklärung – LIA Mailbox

Gültig ab: 29.07.2025
Letzte Aktualisierung: 20.11.2025

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns sehr wichtig. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten erheben, verarbeiten und schützen, wenn Sie unsere Webseite besuchen oder unsere Dienstleistung „LIA Mailbox“ nutzen.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Leads in Abundance UG (haftungsbeschränkt)
Geschäftsführer: Thorsten Janik
Bischweilerring 11
68229 Mannheim

E-Mail: [email protected]
Website: www.leads-in-abundance.de
Telefon: +49 621 861 849 58

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten, wenn Sie unsere Webseite besuchen, mit uns kommunizieren oder unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen.

a) Allgemeine Daten

Dazu gehören z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmensname und weitere Angaben, die Sie uns freiwillig übermitteln.

b) Datenverarbeitung im Rahmen der LIA Mailbox

Wenn Sie die LIA Mailbox nutzen oder eine mit ihr verbundene Telefonnummer anrufen, werden folgende Daten verarbeitet:

  • Anrufernummer (sofern übermittelt)

  • Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs

  • Automatische Transkription des Gesprächs (Textversion)

  • Versand von E-Mail- oder SMS-Zusammenfassungen

Diese Verarbeitung erfolgt automatisiert über unsere Plattform, um Ihnen die Funktionen der LIA Mailbox (z. B. Anrufannahme, Transkript, SMS-Reminder) zur Verfügung zu stellen.

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

  • Bereitstellung und Betrieb der LIA Mailbox

  • Automatisierte Anrufannahme und Transkription

  • Versand von E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen

  • Kommunikation mit unseren Kunden

  • Abrechnung und Vertragsverwaltung

  • Verbesserung unserer Dienstleistungen

  • Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage von:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags)

  • Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Verarbeitung von Gesundheitsdaten zur Gesundheitsversorgung im Auftrag der Praxis)

  • Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung)

Eine gesonderte Einwilligung ist nicht erforderlich.

5. Verarbeitung von Anruf- und Sprachdaten

Die LIA Mailbox verarbeitet eingehende Anrufe, Sprachaufnahmen und Transkripte, um Nachrichten in Textform zu übermitteln.

  • Es werden keine dauerhaften Sprachaufnahmen gespeichert. Zur Transkription wird Audio nur technisch kurzzeitig verarbeitet und unmittelbar verworfen.

  • Transkripte werden verarbeitet, um dem Kunden eine E-Mail- oder SMS-Zusammenfassung bereitzustellen.

  • Eine Auswertung zu Analyse- oder Schulungszwecken findet nicht statt.

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung unserer Dienste nutzen wir ausschließlich:

GoHighLevel LLC (LeadConnector)

  • Plattform für Gesprächsannahme, Transkription und Nachrichtenversand

  • Sitz: USA

  • Rechtsgrundlage: EU-US Data Privacy Framework (DPF)

  • AV-Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO besteht

Hinweis:
GHL setzt eigene Subprozessoren ein (z. B. Twilio für Rufnummern und Telefonie).
GHL trägt die datenschutzrechtliche Verantwortung für diese Unterauftragsverarbeiter.

7. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Webseite verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb erforderlich sind.
Tracking-, Marketing- oder Analysefunktionen werden nur eingesetzt, wenn Sie in diese ausdrücklich eingewilligt haben.

8. Hinweis für Anrufer

Wenn Sie eine Telefonnummer anrufen, die mit der LIA Mailbox verbunden ist, werden Ihre Gesprächsdaten ausschließlich im Auftrag der jeweiligen Praxis verarbeitet.
Leads in Abundance UG (haftungsbeschränkt) agiert hierbei als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Audio wird für die Transkription nur kurzfristig verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert. Die erstellten Textzusammenfassungen werden im CRM der Praxis gespeichert, solange dies für die Kommunikations- und Organisationszwecke der Praxis erforderlich ist oder bis eine Löschanweisung erfolgt. Es erfolgt keine Nutzung für Trainings-, Analyse- oder andere Zwecke.

9. Speicherdauer

  • Audio: Wird nur für die KI-Transkription verarbeitet und anschließend sofort gelöscht.

  • Transkripte und Zusammenfassungen: Werden im CRM der Praxis gespeichert und nach Weisung des Verantwortlichen gelöscht. Sofern keine Weisung erfolgt, werden die Daten spätestens mit Beendigung des Vertragsverhältnisses gelöscht.

  • Technische Protokolle: Werden nur solange aufbewahrt, wie dies für den Betrieb und die Sicherheit der Systeme notwendig ist.

10. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der DSGVO folgende Rechte:

  • Auskunft über gespeicherte personenbezogene Daten

  • Berichtigung unrichtiger Daten

  • Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

  • Einschränkung der Verarbeitung

  • Datenübertragbarkeit

  • Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung

  • Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an
[email protected]

11. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs), um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen.
Dazu gehören verschlüsselte Datenübertragung (TLS), Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Sicherheitsprüfungen.

12. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen.
Die jeweils aktuelle Version ist unter
👉 www.leads-in-abundance.de/datenschutz
abrufbar.

13. Kontakt

Leads in Abundance UG (haftungsbeschränkt)
Thorsten Janik (Geschäftsführer)
Bischweilerring 11, 68229 Mannheim
E-Mail: [email protected]